Učila sem se od najboljših … tudi od Agathe Christie

S pravili se v življenju izognemo kaosu, tako je lažje živeti. Za številne nove zahteve in omejitve se nam morda zdi, da so preveč kompleksne in nas trenutno ne zadevajo. A ne gre pozabiti, da nas nekoč zelo verjetno bodo in jih bomo morali razumeti. Ker sta znanje in priprava na najrazličnejše scenarije najboljša preventiva, jih je dobro (s)poznati.

Iz zgodb se učimo

Predstavljajte si, da vozite po neznani cesti. Ne veste, kaj vas čaka za naslednjim zavojem. Vaš prijatelj vam sledi z dronom in opazi, da se vam tristo metrov naprej s travnika približuje jelen, ki bo verjetno skočil na cesto pred vas. Prijatelj vas na jelena, na nevarnost, ki se vam bliža, pravočasno opozori. Skladnost poslovanja je prav ta prijatelj, ki vam in nam vsem lahko pomaga prepoznati tveganja in preprečiti dramo.

To je ključno v velikih podjetjih, kot je Zavarovalnica Triglav in njenih odvisnih družbah. Seveda ne moremo pričakovati, da vsi zaposleni podrobno poznajo vsa potencialna tveganja, ki izhajajo iz zahtev predpisov in kodeksov, ki se jih v zavarovalništvu moramo držati. Prav tukaj pa lahko pomagamo mi, ki skrbimo za skladnost poslovanja. Skupaj smo varnejši.

Za različna področja, ki so z vidika skladnosti poslovanja prepoznana kot bolj tvegana (npr. varstvo osebnih podatkov, zunanje izvajanje, nasprotje interesov, varstvo potrošnikov), sodelavci Skladnosti poslovanja predvidevamo in prepoznavamo možna tveganja. Na njih opozarjamo ter svetujemo pri njihovem obvladovanju.

Bolje je preprečiti kot zdraviti

Na stopnicah se lahko vsakemu zvrti, kajne? Zato imajo stopnice ograjo, ki prepreči padec v globino. S podobnim namenom imamo v Skupini Triglav funkcijo skladnosti, ki glede na poznavanje dogajanja lahko predvidi možne scenarije nevarnosti. Po stopnicah hodimo vsi, starejši, nosečnice, otroci. Zato je treba načrtovati čim varnejše ograje, svetovati pri njihovem nameščanju in vse uporabnike tudi spomniti, naj se ograj vendarle oprimejo.

Seveda področje skladnosti poslovanja ne namešča stopniščnih ograj, a v prenesenem pomenu še kako budno pazimo, da preprečimo padce in s tem hude posledice. Za nas in za celotno podjetje.

Prva obrambna linija so poslovna področja, ki že sama vzpostavljajo, izvajajo in izboljšujejo kontrolne aktivnosti v konkretnih poslovnih procesih Zavarovalnice Triglav kakor tudi v njenih odvisnih družbah. Strokovnjaki za skladnost pa smo t. i. druga obrambna linija. Poleg notranje revizije, aktuarstva in upravljanja tveganj, je skladnost poslovanja po Zakonu o zavarovalništvu ena izmed ključnih funkcij, ki skrbi za uresničevanje trdnega in zanesljivega sistema upravljanja zavarovalnice.

Biti v varnih rokah

Ukvarjam se z različnimi področji skladnosti poslovanja. V zadnjem času največ z zunanjim izvajanjem v najširšem pomenu, tudi v povezavi s sodobno informacijsko-komunikacijsko tehnologijo, varstvom osebnih podatkov in drugimi vidiki. Seznam mojih delovnih nalog je precej dolg. Vedno so v mojih mislih najprej potrošniki in drugi posamezniki, tudi zaposleni, varovanje katerih je ključno. Hkrati skrbim, da se pravila zunanjega izvajanja upoštevajo na ustrezen način, ki podpira stabilnost Skupine Triglav in ne pušča prostora za nepotizem, korupcijo ali konflikt interesov. Včasih to pomeni, da z nekim subjektom ne moremo poslovno sodelovati, a je taka kontrola vsekakor potrebna. Obvaruje nas namreč lahko pred morebitnimi težavami.

Varnostna mreža

Po naravi sem umirjena, pravijo, da tudi preudarna. Preden odgovorim, temeljito premislim, saj se z odločitvami ne želim prenagliti. Morda vse to izhaja iz dejstva, da sem v družini starejša sestra. Ta vloga me je zagotovo izoblikovala po svoje. Življenje pa je skupek sestavljank, dejstev in okoliščin. Morda se to kaže tudi v izbiri moje karierne poti? V Triglavu sem že od leta 2018 kot pravnica, ki pomaga skrbeti prav za to: da se sestavljanka našega delovanja zloži v popolno sliko. Moje delo morda kdaj spominja na preventivno raziskovalno dejavnost kot v kriminalkah. Prav te namreč v vseh oblikah obožujem. Morda sem se tudi med prebiranjem kriminalnih primerov veliko naučila. Denimo, kako imeti oči tudi na hrbtu in z ušesi slišati več ter proaktivno zbirati informacije in kaj z njimi početi.

Lahko bi razmišljala celo takole: ko se ozrem k Agathi Christie, ona rešuje primere, ki se že zgodijo, jaz pa jih s sodelavci preprečujem, preden bi lahko povzročili težave. Pri mojem delu so nepogrešljive določene lastnosti. Pomagajo mi vedoželjnost, dobre analitične sposobnosti, doslednost, pozorno poslušanje, empatija, umirjenost, preudarnost, usmerjenost v posel in iskanje rešitev.

Naše delo v vsakdanji praksi

Če bi denimo informacijskemu in prodajnemu oddelku, ki pripravljata spletno sklepanje zavarovanj, svetovala, kako izpolniti zahteve glede varovanja podatkov, moram poleg predpisov in zakonov podrobno (s)poznati tudi tehnologijo in postopke, pa tudi naše procese. Na srečo me tehnologija zelo zanima. To mi pomaga, da lahko svetujem, kako zaščititi stranke in druge posameznike ter ključne interese Triglava, moram pa denimo razumeti, kako zbiramo in hranimo informacije.

Časa za prosti tek v tej službi res ni. Redno se namreč spreminjajo evropski in slovenski predpisi, dinamične so tudi aktivnosti različnih regulatorjev. S sodelavci Skladnosti poslovanja jih moramo na področjih, ki so z vidika našega strokovnega področja prepoznana kot bolj tvegana, proučiti. Le tako jih lahko razumemo do te mere, da jih znamo pojasniti ter predvideti, kako se bo nova zakonodaja ali zahteva regulatorja vključila v naše delo in vplivala nanj, tudi v smislu zmanjšanja tveganj.

Mit o poklicu svetovalke za skladnost poslovanja

Tu in tam je slišati, da zaposleni v Skladnosti poslovanja omejujemo zaposlene, češ da vselej najdemo kakšno neskladnost. Ker sledimo toliko predpisom, možne neskladnosti res pogosto zaznamo in nanje opozorimo. A tega nikoli ne storimo z namenom, da bi omejevali poslovne aktivnosti. Za nas je naloga dobro opravljena šele, ko najdemo ustrezno rešitev in se skupaj z internimi deležniki dogovorimo za dodatne ukrepe, s katerimi bi bilo mogoče posel izpeljati skladno in varno. Poseben izziv v zadnjem času je umetna inteligenca, saj znamo uporabniki njeno delo prepoznati le do neke mere. V zavarovalništvu smo inovacijam naklonjeni. V tujini se umetna inteligenca na področju zavarovalništva že uporablja za prepoznavo korupcije, reševanje škod in odkrivanje prevar kot podpora delu poslovnih procesov. Gotovo bo v prihodnosti umetna inteligenca čedalje pomembnejši del našega dela.

Odgovornost je dolžnost vseh

Interne informacije pogosto pomembno pripomorejo k skladnosti. Prav zato je ključno, da se pogovarjamo. Zadovoljna sem, da med nami, na našem področju dela Skladnosti poslovanja, vladata sodelovanje in zaupanje. V Skupini je bilo na posvetih skladnosti poslovanja večkrat rečeno: 'Kad se male ruke slože, sve se može.' To še kako drži. Skupaj z odzivnostjo, zanesljivostjo in enostavnostjo zmoremo velike reči. Te strateške vrednote so naše vodilo pri vsakdanjem delu. V Skladnosti poslovanja spodbujamo vse sodelavce, da se na nas čim bolj proaktivno obračajo z vprašanji glede skladnega poslovanja, tudi če se vprašanja zdijo banalna.

Želimo biti v pomoč v situacijah različnih področij v naši zavarovalnici. Predvsem preden se sklene pogodba z zunanjim izvajalcem, ko vzpostavljamo ali spreminjamo kak proces, ki vključuje osebne podatke. Na voljo smo, če se kolegi sprašujejo, ali obstaja nasprotje interesov, ali če imajo druga vprašanja glede zagotavljanja skladnosti. Smo vedno varno pri roki.

Kodeks nam je v pomoč

Na srečo vsi v Triglavu dobro poznamo Kodeks Skupine Triglav, ki je etični kompas našega delovanja. Veliko truda namenimo v izobraževanju vseh sodelavcev in vselej smo na voljo za vprašanja. Gotovo pa obstajajo taka, ki bi si jih pri delu morali nenehno postavljati vsi. Med njimi sta: 'Ali ravnam prav?' in 'Katera pravila veljajo zame?' Če odgovora ne poznamo ali nismo prepričani, da je pravi, je čas za posvet. V teh primerih ne želimo oteževati dela sodelavcem. Zato vselej poskušam razumeti vsakega posameznika. Samo tako lahko oblikujemo okolje, v katerem smo skrbniki za skladnost dobrodošel sogovornik in ne nebodigatreba. S sodelavci Skladnosti poslovanja nismo le varnostna mreža, smo tudi zaupniki zaposlenih.

Prek aplikacije za žvižgače lahko vsak anonimno prijavi zaznane nepravilnosti. To je hkrati tudi naša dolžnost, ki prispeva k stabilnosti Triglava. Če se zgodi neljub dogodek ali zaznamo neko tveganje, smo dolžni nemudoma reagirati, tudi če gre za navidezno majhno zadevo, kot je denimo nerazumljivo pojasnilo v dopisu stranki.

Prav to so primeri, ki terjajo pozornost, da Skupina Triglav ohrani ugled, predvsem pa zaupanje, ki ga uživa. To smo gradili več desetletij, več generacij, s postavljanjem pravih vprašanj pravim ljudem. Prav je, da vsi skrbimo, da tako ostane. Delo Skladnosti poslovanja vpliva na nas v Triglavu in naše stranke, predvsem pa na ugled blagovne znamke Triglav in zaupanje vanjo. To je najvrednejše, kar varujem.

Damjana Bogataj Demšar, svetovalka za skladnost poslovanja v Zavarovalnici Triglav, d.d.