Povezani, družabni in zadovoljni

Ko se lahko sodelavci ali gostje zabavajo in uživajo na dogodku Zavarovalnice Triglav, nas je nekaj sodelavcev najbolj zaposlenih. V ozadju prireditve skrbimo, da vse poteka, kot mora, ter da se na dogodku vsi počutijo sprejete in sproščene. Pa seveda tudi, da niso lačni in jim ni dolgčas.

Druženje v živo vedno zmaga

Pred nekaj leti je bilo druženje zaradi koronskih časov nadvse omejeno, vsi dogodki so bili za nekaj časa odpovedani. Odnosi med nami so bili na preizkušnji. A vendar smo ravno takrat, v obdobju epidemičnih omejitev spoznali, kako zelo pomembno se je pogovarjati in živeti drug z drugim – v živo. Na srečo so omejitve minile. V naši službi za marketing v Zavarovalnici Triglav s sodelavci skrbimo, da vsi dogodki, ki smo jih lahko obudili, za nas in za naše poslovne partnerje, dosežejo svoj cilj. To je povezanost, druženje in zadovoljstvo obiskovalcev ter širjenje dobre energije, povezane s Triglavom. Temu smo denimo sledili tudi tako, da so naši dogodki zdaj večinoma potekajo stoje, da se ljudje lahko prosto družijo in niso prikovani za mizo. Temu je prilagojena tudi hrana. Največkrat postrežemo t. i. finger food. Tako lahko na hitro vzameš kaj za pod zob in se pomešaš med druge obiskovalce.

Dogodki so naložba v dobre odnose

Z negovanjem odnosov gradimo kulturo, ki temelji na medsebojnem spoštovanju. Hkrati ohranjamo stike in povezanost s partnerji in s strankami ter tako skrbimo, da se naše skupne poti nadaljujejo tudi v prihodnosti. Vložka, ki ga porabimo za dogodke, promocijske materiale in darila, ne smemo razumeti kot strošek, ampak kot investicijo. Zato morajo biti vse prireditve organizirane in izpeljane kar se da idealno in premišljeno. Seveda nam jo kdaj zagodejo tehnične težave ali vreme. Zato poskušamo vselej imeti načrt B. Ta je namenjen premagovanju izzivov, ki se skoraj vedno pojavijo. Na vsakem dogodku je vsaj en predstavnik naše štiričlanske ekipe, na večjih smo prisotni vsi. No, včasih pa težav kljub številčni ekipi, ne moremo rešiti Spomine polnijo tudi anekdote. Nekoč smo tako na dogodek Očistimo naše gore v Kobaridu namesto plakata za to akcijo prinesli plakat za avtomobilska zavarovanja. Se zgodi tudi najboljšim.

Prireditev je vedno vrh ledene gore

Ekipa, katere del sem, je med dogodki zaposlena najintenzivneje. Pogosto je to v večernem času ali ob koncu tedna. Dogodek sam je kot vrh ledene gore. Kar je očem skrito, so dolge ter skrbno načrtovane priprave, veliko vloženega dela, da vse teče gladko. Organizacijska ekipa namreč začne dogodek pripravljati tedne, v nekaterih primerih tudi mesece pred njim. Dokler nisi vpet v pripravo prireditve, si ne moreš predstavljati, na kaj vse je treba misliti. Pomembni so najmanjši detajli, da je končna slika kot se šika. Moram še priznati, da je olajšanje po uspešno izpeljanem dogodku nepopisno. A časa za počitek običajno ni, saj imamo s sodelavci najpogosteje hkrati odprtih več kot deset projektov. En se konča, ko že tečeta naslednja dva …

Ničesar ne prepuščamo naključju

V službi sem običajno prvi in če gre vse po sreči, tudi odidem prvi. To je zame družini prijazno v praksi. Ustreza mi jutranji mir, ko lahko naredim največ. Sledi kava s sodelavci, ko pregledamo zadolžitve. Ko začnemo nov projekt, staknemo glave in razmislimo, kako se ga lotiti. Nato si razdelimo naloge: treba je spisati seznam povabljenih, izdelati in poslati vabila (pri tem pa paziti, da ne bi na koga pozabili), naročiti hrano, pripraviti časovni razpored dogodka, rezervirati lokacijo, nastopajoče in voditelje ter doreči podrobnosti, ki se obiskovalcem zdijo same po sebi umevne. Nič ne sme biti prepuščeno naključju. K sreči Triglav uživa velik ugled, zato nimamo težav s pridobivanjem nastopajočih. Ti vedo, da smo vredni zaupanja. S sodelavci oddelka, kjer pripravljamo dogodke, pri organizaciji sodelujemo s številnimi zunanjimi sodelavci. Kljuke naših pisarn so vedno vroče, telefonski zvonci pa glasni. Urnik dneva, ki si ga zastavimo zjutraj, se pogosto spremeni. Dinamika pri nas nikoli ne popušča in to mi ustreza, saj je za dober dogodek nujna izmenjava idej. Smo zelo demokratična druščina. Pri nas ima vsak pravico izraziti svoje mnenje in ideje.

Mit o organizatorju dogodkov

Številni ljudje so prepričani, da se pri nas samo zabavamo, saj nas večinoma videvajo na dogodkih. Ampak to je le epilog zgodbe. Tiste, za katero stoji na tisoče telefonskih klicev in sestankov ter kup administracije, od priprave pogodb, urejanja pravic in dovoljenj ipd. Na dogodkih nikoli nismo povsem sproščeni, saj smo prva bojna ekipa za reševanje izzivov, ki jih prinese prireditev sama. K sreči smo že tako utečen tim, da se nam pogosto ni treba pogovarjati, saj točno vemo, kaj je treba urediti. Podobno je tudi doma, ko večkrat prevzamem organizacijo. A se z mojo družino že tako dobro poznamo, da brez besed vsak ve, kje in kaj je treba poprijeti, da je vse opravljeno. Če se malo pohecam, se počutim doma kot v službi in v službi kot doma. Iz svoje kože pač ne moreš skočiti.

Dragoceno znanje in izkušnje

Organizator mora dogodek videti kot celoto, da lahko povezuje podizvajalce. Samo tako lahko vse dobro poteka. Deluješ po šahovsko, vedno razmišljaš nekaj korakov naprej. Pri tem so mi v pomoč več kot 13-letne izkušnje, ki prihranijo marsikateri zaplet. Prišel sem že kot štipendist. A to ne pomeni, da sedaj počivam. Sem študent podiplomskega študija ekonomije. Všeč mi je, da Triglav spodbuja izobraževanje. Čeprav študij od mene zahteva ogromno dela, vem, da je miganje z možgani tako nujno kot tisto, ki ga po službi rad opravim na kolesu, z igranjem tenisa ali na sprehodu. Podobno kot Triglav spodbuja vsakega posameznika v njegovih osebnih interesih, tudi pri pripravi dogodkov upoštevamo značilnosti obiskovalcev. Na dogodku za VIP-partnerje tako denimo ne bomo postregli čevapčičev, otrokom v Planici pa ne lososa. Tudi glasba in ambient morata biti prilagojena občinstvu. Kljub temu, da skrbno izbiramo, pa vseh nikoli ne moremo zadovoljiti, to moramo sprejeti. No, razen otrok, ki so najhvaležnejša publika. Tudi pri organizaciji dogodkov je ključno, da se ekipa redno izobražuje in upošteva trende. Tako obiskovalci ter gostje prepoznavajo, da je Skupina Triglav družba, ki sledi duhu časa. Naj zaključim zgodbo takole: sem kar goreč zagovornik druženja v živo. Srčno si želim, da bodo tudi mladi znali prepoznavati pomen pogovora, stiska rok in skupnega doživljanje česa lepega. Želim si, da bodo dogodki v živo čez desetletja še del naših življenj, tudi v Triglavu. Živ in živahen stik s sodelavci, partnerji in strankami je pač bistvena sestavina Triglavovega značaja. Vesel sem, da lahko soustvarjam to zgodbo, se učim in ji dajem svoj pečat.

Luka Bavdek je višji strokovni sodelavec v Službi za marketing.