Nova realnost v času epidemije: delo od doma

Izbruh in širjenje koronavirusa je tudi Zavarovalnico Triglav postavilo pred nove izzive in nas hkrati še bolj povezalo. Kako nam je uspelo tudi v negotovih razmerah pandemije poslovati stabilno ter stati ob strani tako našim zaposlenim kot tudi našim strankam? Z veliko mero solidarnosti, razumevanja in zavzetosti.

Prilagodljivost in hitro odzivanje sta ključ do uspeha

V začetku leta 2020, ko je pandemija covida-19 že trkala na vrata in je postalo jasno, da gre za realno težavo, smo v zavarovalnici ustanovili krizno skupino za upravljanja neprekinjenega poslovanja. Ta se je najprej sestajala večkrat dnevno, potem pa tedensko in sledila ukrepom, ki so jih pripravljale pristojne institucije. Prakso matične družbe smo delili tudi z odvisnimi družbami ter tako poskrbeli za boljšo usklajenost in povezanost tudi v času epidemije.

Na področju ravnanja z zaposlenimi, smo na prvo mesto postavili skrb za varnost in zdravje zaposlenih, strank, partnerjev in drugih deležnikov

Zaradi epidemije smo skoraj čez noč začeli delati od doma in poslovati na daljavo. Da bi vsa vprašanja in pobude zaposlenih lahko spremljali na enem mestu, smo vzpostavili covid-19 dežurno telefonsko številko in elektronski predal. Po teh dveh kanalih smo spremljali tudi prijave okužb, stike zaposlenih z okuženimi ipd.

Obenem so na tem mestu Triglavani hitro prišli do napotkov, kako pravilno ravnati, priporočil za učinkovito omejevanje širjenja okužb in kako delati na daljavo, da se zagotovi neprekinjeno poslovanje. Vsem zaposlenim smo mesečno zagotavljali ustrezno količino zaščitnih sredstev (mask, razkužil, rokavic). Prejeli smo tudi priporočila, kako si pri delu od doma ergonomsko urediti delovni prostor.

Varnost in zdravje Triglavanov je na prvem mestu

V drugem valu epidemije smo naredili še korak naprej. Strokovnjaki medicine dela so nas opozorili, da zaznavajo porast težav s hrbtenico, saj so mnogi, ki so delali od doma, to počeli tudi na kavču in postelji. Da bi pri zaposlenih spodbudili zavedanje, da je pravilno urejeno delovno okolje zelo pomembno pri opravljanju dela, smo pripravili izobraževalne vsebine v obliki e-gradiv o zdravju hrbtenice in gibal. V začetku letošnjega leta pa smo vpeljali tudi aktivne odmore, ki so potekali v živo na spletu.

Ključna sta redna komunikacija in pretok informacij

Mnogi so imeli v svojih delovnih sredinah tudi sodelavce, ki so poleg dela na daljavo skrbeli še za varstvo najmlajših otrok, nekoliko starejše pa šolali na daljavo. Prepoznali smo, da so nove razmere od vodij zahtevale nove veščine vodenja, zato smo tako za vodje kot tudi za zaposlene pripravili spletna izobraževanja o vodenju in delu v hibridnih timih.

Ugotovili smo, da so za uspešno delo na daljavo ključni redna komunikacija in pretok informacij, jasno opredeljena pričakovanja in delovni cilji, poročanje o opravljenem delu na domu, opredelitev časa dosegljivosti v mikro timih in vključitev sodelavcev, ki delajo na domu, na timske sestanke v živo preko virtualnih orodij.

Nove okoliščine so brez dvoma vplivale na vse zaposlene. Od vodij in zaposlenih so zahtevale veliko prilagajanj in razumevanja za sodelavce, ki so se znašli v več vlogah hkrati (starši, negovalci, pomočniki pri šoli na daljavo, opravljanje dela iz domačega okolja …).

Znamo in zmoremo

Epidemija nas je naučila, da znamo in zmoremo delati od doma. Zavedamo se, da ima delo na daljavo pomemben vpliv na delovanje, vodenje in uspešnost delovnih ekip ter da bo v določeni meri postala stalnica tudi po koncu epidemije. Zato smo s Centrom poslovne odličnosti Ekonomske fakultete v Ljubljani pripravili analizo dela na domu.

Skozi to poglobljeno analizo smo spremljali učinke vpeljave pilotnega dela na domu na petih organizacijskih področjih zavarovalnice ter ugotavljali njegovo uspešnost ter učinkovitost delovanja kombiniranih ekip. Analiza raziskave je potrdila, da smo na pravi poti. Ugotovili smo, da smo glede na število zaposlenih, geografsko razpršenost, informacijsko infrastrukturo in naravo dela sposobni delo od doma razvijati še naprej. Prepričali smo se, da občasno delo na domu ne otežuje skupnega sinhronega dela ekip, prispeva pa k zadovoljstvu in zavzetosti sodelavcev.

Možnost dela od doma tudi po koncu epidemije

Zaposlenim, ki jim narava dela dopušča delo od doma, ta način dela omogočamo še naprej, in sicer dva dni na teden. S tem sodelavcem pokažemo tudi, da jim zaupamo in verjamemo, da tudi zaposleni prepoznajo, da cenimo njihovo zdravje in dobro počutje. Tako dolgoročno gradimo večjo povezanost, motiviranost in pripadnost med sodelavci.

V času epidemije smo veliko pozornosti namenili tudi psihosocialni podpori našim sodelavcem. V podjetju imamo strokovni dvojec, psihologinjo in psihoterapevta, ki nudita duševno pomoč zaposlenim, ki se znajdejo v stiski.

Pogovor s psihologinjo ali psihoterapevtom je popolnoma zaupen in predstavlja najbližje varno okolje, kjer se naši sodelavci lahko pogovorijo izven družinskih in prijateljskih krogov.

Poleg možnosti individualne psihosocialne podpore smo v preteklem letu organizirali številna e-izobraževanja na temo duševnega zdravja. Tovrstna izobraževanja načrtujemo tudi v prihodnje, saj ocenjujemo, da epidemiološke razmere in z njo povezani učinki ostajajo družbeni problem. V letošnjem letu smo tako po vzoru Maratona pozitivne psihologije zastavili serijo izobraževanj »Zdrav duh v zdravem telesu«, v katerih skozi predavanja s strokovnjaki naslavljamo različna področja duševnega zdravja. Prepričani smo, da je moč v znanju in vedenju.

Epidemija je spremenila vrednote

Naše izkušnje iz časa epidemije kažejo, da so se temeljne vrednote in preference na delovnih mestih korenito spremenile.

To potrjuje tudi raziskava Global Talent Survey 2020 o mobilnosti ter preferencah iskalcev zaposlitvenih priložnosti, ki sta jo izvedla zaposlitveni portal MojeDelo.com in družba Boston Consulting Group.

Epidemija nas je naučila, da bolj cenimo dober odnos s sodelavci in z nadrejenimi. Zaposlenim pa veliko pomeni tudi možnost lažjega usklajevanja poklicnega in zasebnega življenja, ki smo ji naklonjeni že več let, saj smo imetniki certifikata Družni prijazno podjetje že od 2012 dalje. Kako globoko zaposleni cenijo pristop in skrb delodajalca med epidemijo smo ugotovili tudi pri merjenju organizacijske vitalnosti, kjer smo dosegli rekordno visoko oceno v več kategorijah in hkrati tudi najvišjo oceno v vseh letih merjenj.

Maša Mihelj je univerzitetna diplomirana pravnica z opravljenim pravosodnim izpitom. V Zavarovalnici Triglav je direktorica kadrovske službe.