Hibridno delo je odličen motivator

Pisarna nekoč, pisarna danes. Razlika med njima je velika. Zasnova obeh tipov delovnih prostorov je odraz časa. Sodobna pisarna je ogledalo današnjega načina življenja. V ospredju je splošna kultura na delovnem mestu, ki odraža tudi vrednote podjetja. Trajnost, raznolikost, vključevanje, osebno zadovoljstvo, prilagodljivost, enostavnost, skrb za zdravje in še bi lahko naštevali. V Pozavarovalnici Triglav Re smo si upali stopiti v reko sprememb tudi pri zasnovi prvih »flex space« pisarn.

Vedno več nas je

Zaradi hitre rasti obsega in kompleksnosti poslovanja naše Pozavarovalnice v zadnjem obdobju, se število zaposlenih iz leta v leto hitro povečuje. Ob tem so naši prostori v drugem nadstropju poslovne stavbe na Miklošičevi omejeni. V takšnih razmerah se je treba zateči k hibridnemu delu: kombinaciji dela v pisarnah ter od doma. Nenazadnje smo si skozi 2020 in 2021 dokazali, da tudi od doma delamo zavzeto, odgovorno in uspešno.

Glede na to, da je število zaposlenih večje od števila delovnih postaj na sedežu podjetja, smo morali poskrbeti za to, da je računalniška oprema poenotena in lahko vsak zaposleni zasede katerokoli delovno postajo. Poslujemo vse bolj digitalno in brezpapirno, zato je bilo treba opremo preoblikovati.

Preverili smo dobre prakse drugih podjetij

Projekt smo začeli z raziskavo koncepta »flex space« pisarn in dobrih praks. Ko smo bili prepričani, da je to prava rešitev za nas, se je začel dolgotrajen proces izbire izvajalcev. Kot ključne spremembe prenove prostorov s trajnostnega vidika bi izpostavila našo digitalizacijo in brezpapirno poslovanje. Veliko večino registratorjev smo prenesli v arhiv in začeli z digitalno hrambo dokumentov. Zato v pisarnah ni tiskalnikov in v večini pisarn ni omar oziroma jih je malo.

Celoten projekt prenove je trajal približno eno leto. Zajemal je sodelovanje z različnimi zunanjimi izvajalci, ki so med drugim poskrbeli za prenovo tal na hodnikih, obnovo zunanjih oken, pleskanje pisarn, električno napeljavo, pohištvo, novo računalniško opremo in tako naprej.

Novosti “clean desk policy«

Ključne spremembe za zaposlene so, da imamo vsi v Pozavarovalnici možnost hibridnega načina dela. Prav tako imamo vsi prenosne računalnike, s katerimi delamo od doma in v pisarni.

Sodelavci si v sistemu za rezervacijo prostorov lahko nekaj dni vnaprej rezerviramo prosto delovno mesto v izbrani pisarni. Ob prihodu na lokacijo iz svoje omarice, v kateri hranimo osebne stvari, vzamemo računalnik, tipkovnico in miško. Opremo priključimo na delovnem mestu, ki smo ga predhodno rezervirali.

Ko popusti koncentracija za delo ali ko postanemo lačni, imamo na voljo novo, moderno opremljeno kuhinjo, kjer si lahko privoščimo kavico ali prigrizek. Ko pisarne postanejo prehrupne, lahko uporabimo dve zvočno izolirani govorilnici, kamor se lahko umaknemo, ko imamo (video)klic ali sestanek. Ob koncu delovnika vse delovne pripomočke ponovno odložimo v svojo omarico, saj se držimo načela “clean desk policy”. Tako naslednji dan sodelavec lahko uporablja mizo za nami.

Na nov način dela smo se hitro privadili

Na začetku smo sodelavci potrebovali krajše obdobje, da smo se privadili na spremembe in razvili novo rutino, da je delo teklo normalno. Sedaj smo spremembe že dobro sprejeli in hitro prevzeli nov način dela.

Hibriden način dela je vsekakor naš najbolj uspešen ukrep, ki smo ga na začetku vpeljali kot ukrep za preprečevanja širjenja okužb v času epidemije. Izkazal pa se je za bistveno več kot zgolj to. Po uvedbi hibridnega načina dela smo na meritvi organizacijske kulture opazili velik porast konstruktivnih vedenjskih vzorcev. Ukrep je očitno deloval kot odličen motivator, ki je vplival tudi na dvig zavzetosti na delovnem mestu.

Pred dvema letoma smo praznovali 20-letnico ustanovitve Pozavarovalnice. Skozi leta se spreminjamo in rastemo. Pišemo novo poglavje naše zgodbe. Spreminjamo se hitreje kot kadarkoli prej, in to na različne načine: iz vidika novih zahtev, načinov dela, organizacije ... Menim, da je pred nami resnično razburljivo, izzivov polno obdobje, ki pa nam bo dalo tudi veliko zadovoljstva.

Naporno, a vredno

Tako kot naši poslovni prostori sem tudi sama izpostavljena valu sprememb na kadrovskem področju, ki se je pričelo v letu 2020. V obdobju zadnjih dveh let smo delali s polno paro in dosegli velikanski razvoj na področju digitalizacije in kadrovskem področju. Na dosežke naše službe gledam z velikim zadovoljstvom in ponosom. Kljub temu, da je bilo naporno, je bilo vredno.

V sodobnem času ne moremo več govoriti o stalnosti, pač pa lahko govorimo le o stalnosti sprememb. Zato je najbolj pomemben naš način odzivanja na spremembe. Pomembno je, da se spreminja delovno okolje in da se skupaj z njim spreminjamo tudi mi. Le tako bomo v prihodnosti dosegali odlične poslovne rezultate. Menim, da smo lahko ponosni, da delamo v sodobno organizirani in stabilni družbi, ki nam omogoča, da z njo rastemo tudi mi.

Neža Sermek Milić je v Pozavarovalnici Triglav Re višja strokovna sodelavka za upravljanje s človeškimi viri. Pozavarovalnica Triglav Re je članica Skupine Triglav.